2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、すべての事業者が電子取引の電子データ保存義務化の対応を迫られることになりました。会計ソフトを導入するしかないのでしょうか？
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、各種税法で保存が義務付けされている帳簿等を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。実は、1998年に施行されている法律です。
電子帳簿保存法には、以下の3つの保存区分について、ルールを定めています。
①電子帳簿等保存
②スキャナ保存
③電子取引データ保存
これまで、それほど脚光を浴びてこなかった電子帳簿保存法が急に脚光を浴びるようになったのは、2022年1月に施行された改正法で、電子取引について電子データ保存が義務化されたからです。2023年12月末までは、従来どおり電子データをプリントアウトして保存することが認められますが、2024年1月1日以降は、紙での保存は認められません。
①電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存することです。要は、会計ソフトなどで作成した帳簿等をそのままデータで保存していいということです。
②スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙で受領・作成した書類を画像データで保存することです。要は、取引相手から紙で送られてきた請求書や領収書をスキャンして、そのデータを保存していいということです。
③電子取引データ保存
電子取引データ保存とは、電子的に授受した取引情報をデータで保存することです。要は、取引相手から請求書や領収書をデータで受領した場合、そのデータを保存するということです。
電子取引データ保存の義務化
電子取引データについて、2023年12月31日までは、プリントアウトして紙で保存していいのですが、2024年1月1日以降は、データのまま保存しなければならないのです。
注意しないといけないのは、電子取引データ保存が義務化されたのであって、紙の請求書や領収書をもらった場合は、そのまま紙のまま保存してもいいわけです。
電子取引データ保存の要件
電子取引データを保存するには、電子帳簿等保存の要件を満たす必要があります。要件は、大きく①真実性の要件と②可視性の要件の2つがあります。
①真実性の要件
(1)～(4)のうち、いずれかの措置を行うことが真実性の要件です。
(1)タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。
(2)取引情報の授受後、タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
(3)記録事項の訂正・削除を行った場合に、当該事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う。
(4)正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、当該規程に沿った運用を行う。
ポイントは、(1)～(4)のどれか一つを選択すればいいということです。
②可視性の要件
可視性の要件は、保存されたデータを検索・表示できることです。具体的には、以下の3つの要件を充足している必要があります。
(1)保存場所に、PC等、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく。
(2)電子計算機処理システム概要書を備え付ける。
(3)検索機能を確保する。
ちなみに、(3)検索機能は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておかなければなりません。
中小企業・個人事業主・フリーランスの電子取引データ保存の対応は？
真実性の要件と可視性の要件と2つあるので、それぞれの要件ごとに検討しようと思います。
真実性の要件
真実性の要件について、(1)～(3)を実施するのは、現実的ではないでしょう。となると、(4)一択ということになります。国税庁のHPから規程にひな型をダウンロードすることができます。
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程のひな型を見ると、えっ、こんなんでいいの？と逆に不安になる内容です。要は、勝手に・安易に訂正・削除しないように社内ルールを作って、それを徹底するということです。
可視性の要件
可視性の要件の中で問題になるのは、検索機能の確保です。費用をかけてシステムを導入しないのであれば、以下の2つの方法があり、かつ、それで足ります。
①規則性のあるファイル名をつけ、任意のフォルダに保存する
請求書のファイル名を「2023.1.10.A社.220,000」とかにして、そのファイルを「A社」フォルダ内の「2023.1」フォルダに保存する方法です。PCのフォルダの検索機能を使おうということです。
②エクセルで索引を作る
もう一つの方法は、請求書や領収書のファイル名は1から順番に連番で振って、エクセルで索引を作るという方法です。これも国税庁のHPからダウンロードできて、こんな感じです。
| 連番 | 日付 | 金額 | 取引先 | 備考 |
| ① | 20210131 | 110,000 | ㈱霞商店 | 請求書 |
| ② | 20210210 | 330,000 | 国税工務店㈱ | 注文書 |
| ③ | 20210228 | 330,000 | 国税工務店㈱ | 領収書 |
| ④ |
電子取引データの数が多くなければシステム導入は不要
ということで、電子取引データの数が多くなければ、費用をかけてシステムを導入する必要はないということです。そうは言っても手間はかかります。会計ソフトを導入するかは費用対効果を検討してからということですね。
電子帳簿保存法の対応をサクッと知りたい
電子帳簿保存法の内容であったり、会社での対応をどうすればいいのか？をサクッと知るには、この本がおススメです。
会話形式になってるので、読みやすいです。マネーフォワードが編集協力してるので、マネーフォワードを使ってね！と誘導する本かと思っていました。確かに、随所に会計ソフト使え圧力をかけてきます。しかし、一番最初に、すべての領収書をデジタル化する必要ないと言い切っいたり、できるとこからでいいじゃんみたいな感じも出てるので、好感が持てます。
ちなみに、電子帳簿保存法とインボイスの両方を1冊でという本なんでしょうが、インボイスは内容薄めで、電子帳簿保存法がメインの本です。
税理士や会計ソフトの会社に相談する前に、電子帳簿保存法のある程度の内容は知っておいた方がカモられないので薄い本を読んでおくのは、おススメです。
♪Mr.Children「NOT FOUND」（アルバム：Q収録）
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